Ποια παραστατικά εκδίδονται όταν ένα τιμολόγιο εξοφλείται με POS;
Ναι, ένα τιμολόγιο μπορεί να εξοφληθεί με κάρτα μέσω POS, με τη συγκεκριμένη ακολουθία παραστατικών που περιγράφεται παρακάτω. Το ζήτημα αφορά επιχειρήσεις με ΦΗΜ συνδεδεμένο με EFT/POS, όταν συναλλάσσονται με άλλη οντότητα και απαιτείται τιμολόγιο: χρειάζεται να ξεκαθαρίσουν ποια παραστατικά εκδίδονται και πώς αλλάζει η σειρά όταν το τιμολόγιο υπάρχει ήδη.
Άμεση απάντηση στο ερώτημα
Όταν η συναλλαγή με άλλη οντότητα απαιτεί τιμολόγιο και εξοφλείται μέσω EFT/POS, εκδίδεται αρχικά απόδειξη λιανικών συναλλαγών μέσω ΦΗΜ. Ακολουθεί πιστωτικό στοιχείο λιανικής για την αντικατάσταση της απόδειξης και, τέλος, ισόποσο τιμολόγιο προς την πραγματική αντισυμβαλλόμενη οντότητα. Αυτή είναι η σειρά που περιγράφει η Ε.2010/2024 για την ορθή απεικόνιση της συναλλαγής.
Αν το τιμολόγιο έχει εκδοθεί πριν από την εξόφληση, η αφετηρία είναι διαφορετική. Κατά την εξόφλησή του με POS εκδίδεται απόδειξη λιανικών συναλλαγών και στη συνέχεια πιστωτικό στοιχείο λιανικής, σύμφωνα με την παραπάνω διαδικασία. Επομένως, το αν υπάρχει ήδη τιμολόγιο πρέπει να είναι γνωστό πριν αντιμετωπιστεί η πληρωμή.
Η απάντηση δεν περιορίζεται στην επιλογή «τιμολόγιο ή απόδειξη». Στη συγκεκριμένη διαδικασία, κάθε παραστατικό έχει τη θέση του: η απόδειξη εκδίδεται μέσω ΦΗΜ, το πιστωτικό λιανικής αφορά την αντικατάστασή της και το τιμολόγιο απευθύνεται στην οντότητα με την οποία πραγματοποιείται η συναλλαγή. Τα παραστατικά αυτά διαβιβάζονται και στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA.
Τι είναι / Τι αλλάζει
Η δυσκολία στην έκδοση τιμολογίου και είσπραξη με POS βρίσκεται στη συνύπαρξη διαφορετικών παραστατικών για τη συναλλαγή. Ο αναγνώστης βλέπει μια χονδρική πώληση, αλλά στη διαδικασία εμφανίζεται και απόδειξη λιανικής. Για να καταλάβει τι κάνει, χρειάζεται να κοιτάξει τον ρόλο της απόδειξης μαζί με το πιστωτικό που την αντικαθιστά.
Η αναφορά σε απόδειξη λιανικής μπορεί εύκολα να μπερδέψει μια επιχείρηση που γνωρίζει ότι ο πελάτης της χρειάζεται τιμολόγιο. Εδώ, όμως, η περιγραφόμενη αντιμετώπιση αφορά ακριβώς συναλλαγή με άλλη οντότητα, για την οποία απαιτείται τιμολόγιο. Η παρουσία της απόδειξης μέσα στη διαδικασία πρέπει να διαβαστεί στο πλαίσιο αυτής της συναλλαγής.
Αντίστοιχα, το πιστωτικό στοιχείο λιανικής δεν εμφανίζεται ως ανεξάρτητο θέμα. Ο σκοπός του, όπως προκύπτει από τον κανόνα, είναι συγκεκριμένος: η αντικατάσταση της απόδειξης λιανικών συναλλαγών. Αυτό εξηγεί γιατί δεν αρκεί να προσέξει κανείς μόνο τα δύο πιο αναγνωρίσιμα παραστατικά, την απόδειξη και το τιμολόγιο, αφήνοντας το ενδιάμεσο στοιχείο έξω από τη συζήτηση.
Στο ερώτημα «τιμολόγιο και ταμειακή», το σημείο που χρειάζεται ακρίβεια είναι η έκδοση της απόδειξης μέσω ΦΗΜ. Η περιγραφή δεν αφήνει ανοιχτό από πού προέρχεται αυτό το παραστατικό. Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να συζητήσει με τον λογιστή της τη συγκεκριμένη έκδοση, χωρίς να χρησιμοποιεί αόριστα τη λέξη «απόδειξη» για οτιδήποτε σχετίζεται με την πληρωμή.
Εκείνο που διαφοροποιεί τις δύο περιπτώσεις είναι ο χρόνος έκδοσης του τιμολογίου σε σχέση με την εξόφληση. Η διάκριση αυτή δίνει πρακτική κατεύθυνση: πρώτα εντοπίζεται σε ποιο στάδιο βρίσκεται η συναλλαγή και μετά εφαρμόζεται η αντίστοιχη ακολουθία. Δεν χρειάζεται να αντιμετωπίζονται με την ίδια αφετηρία μια συναλλαγή χωρίς ακόμη εκδομένο τιμολόγιο και μια συναλλαγή με ήδη εκδομένο τιμολόγιο.
Ποιον αφορά
Η συγκεκριμένη αντιμετώπιση αφορά τις οντότητες που καλύπτει το πλαίσιο του brief και διαθέτουν ΦΗΜ συνδεδεμένο με EFT/POS. Μέσα σε αυτό το πεδίο, εξετάζονται οι συναλλαγές τους με άλλες οντότητες, για τις οποίες απαιτείται έκδοση τιμολογίου και η εξόφληση πραγματοποιείται μέσω POS.
Για την επιχείρηση, το πρώτο ερώτημα είναι ποιος βρίσκεται απέναντί της στη συγκεκριμένη συναλλαγή. Χρειάζεται να αναγνωρίσει ότι ο αντισυμβαλλόμενος είναι οντότητα και ότι πρόκειται για τη χονδρική συναλλαγή που εξετάζεται εδώ. Η απλή αναφορά στην πληρωμή με κάρτα δεν περιγράφει από μόνη της όλα τα δεδομένα που θέτει ο κανόνας.
Το δεύτερο ερώτημα αφορά το παραστατικό που απαιτεί η συναλλαγή. Το άρθρο εξετάζει την περίπτωση στην οποία απαιτείται τιμολόγιο. Επομένως, η απόφαση για την εφαρμογή της διαδικασίας συνδέεται με τον αντισυμβαλλόμενο και τη συγκεκριμένη συναλλαγή, μαζί με τον τρόπο εξόφλησης και τη σύνδεση ΦΗΜ και EFT/POS.
Για τον λογιστή, η πληροφορία «ο πελάτης πλήρωσε με POS» χρειάζεται να συνοδεύεται από την πληροφορία αν έχει ήδη εκδοθεί τιμολόγιο. Αυτά τα δύο δεδομένα τον τοποθετούν στη σωστή περίπτωση. Το ενδιαφέρον βρίσκεται στην πραγματική σειρά των γεγονότων, ώστε τα παραστατικά να εξεταστούν με βάση το στάδιο στο οποίο εκδόθηκαν.
Αν υπάρχουν ιδιαίτερα περιστατικά που δεν περιγράφονται εδώ, η συγκεκριμένη ακολουθία δεν αποτελεί από μόνη της απάντηση για κάθε πιθανή περίπτωση. Η ειδική συναλλαγή εξετάζεται με τα πραγματικά της δεδομένα. Το πεδίο του άρθρου παραμένει η εξόφληση μέσω EFT/POS συναλλαγής μεταξύ οντοτήτων, για την οποία απαιτείται τιμολόγιο.
Τι πρέπει να κάνετε στην πράξη
Ξεκινήστε από την ταυτότητα της συναλλαγής. Προσδιορίστε την οντότητα με την οποία συναλλάσσεστε και προς την οποία πρέπει να εκδοθεί το τιμολόγιο. Ο κανόνας αναφέρεται στην πραγματική αντισυμβαλλόμενη οντότητα, επομένως αυτό είναι συγκεκριμένο σημείο προσοχής κατά την έκδοση και όχι μια λεπτομέρεια που μπορεί να μείνει ασαφής.
Στη συνέχεια, ξεκαθαρίστε αν το τιμολόγιο έχει ήδη εκδοθεί. Η πληροφορία αυτή χρειάζεται πριν εφαρμοστεί η διαδικασία της εξόφλησης. Αν την αναζητήσετε αφού εκδοθούν τα παραστατικά, θα πρέπει εκ των υστέρων να καταλάβετε ποια από τις δύο περιπτώσεις αφορούσε εξαρχής η συναλλαγή.
Στην περίπτωση όπου η απόδειξη προηγείται, αντιμετωπίστε το πιστωτικό λιανικής ως το παραστατικό που αφορά την αντικατάσταση της συγκεκριμένης απόδειξης. Αυτή η σχέση εξηγεί τη θέση του στη διαδικασία. Για όποιον χειρίζεται την έκδοση, το πρακτικό ζητούμενο είναι να μην περάσει από την απόδειξη κατευθείαν στο τιμολόγιο, παραλείποντας το πιστωτικό που προβλέπεται.
Κατά την έκδοση του τιμολογίου, προσέξτε την απαίτηση να είναι ισόποσο. Η λέξη αυτή αφορά τη σχέση του τιμολογίου με τη συναλλαγή που αποτυπώθηκε στην απόδειξη και αντικαθίσταται. Δεν χρειάζεται αριθμητικό παράδειγμα για να γίνει κατανοητό το σημείο: η περιγραφόμενη διαδικασία ζητά αντιστοιχία ποσού, μαζί με τον σωστό αντισυμβαλλόμενο.
Αν το τιμολόγιο προϋπάρχει, το πρακτικό σημείο προσοχής μεταφέρεται στην εξόφλησή του. Ο χειρισμός της πληρωμής πρέπει να λάβει υπόψη ότι υπάρχει ήδη το παραστατικό της χονδρικής συναλλαγής. Η περίπτωση αυτή περιγράφεται χωριστά, ώστε η προγενέστερη έκδοση να μη χαθεί μέσα στη διαδικασία που ακολουθεί κατά την πληρωμή.
Για το myDATA, λάβετε υπόψη το σύνολο των παραστατικών που περιγράφονται, όχι μόνο το τιμολόγιο που αναγνωρίζετε ως παραστατικό της χονδρικής. Η αναφορά στη διαβίβαση αφορά τα ως άνω εκδοθέντα παραστατικά. Έτσι, η παρουσία της απόδειξης και του πιστωτικού στη διαδικασία παραμένει ουσιαστική και στο σκέλος της διαβίβασης.
Στη συνεννόηση επιχείρησης και λογιστή, χρησιμοποιήστε τις συγκεκριμένες ονομασίες των παραστατικών. Το «πιστωτικό στοιχείο λιανικής» περιγράφει με ακρίβεια τι απαιτείται εδώ. Η γενική φράση «θα βγει ένα πιστωτικό» αφήνει ασαφές ποιο στοιχείο αφορά την αντικατάσταση της απόδειξης και δυσκολεύει την κοινή κατανόηση της ενέργειας που πρέπει να γίνει.
Συχνά λάθη
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να θεωρείται ότι η έκδοση απόδειξης και τιμολογίου αρκεί για να ολοκληρωθεί η αντιμετώπιση. Έτσι παραλείπεται το πιστωτικό λιανικής που αφορά την αντικατάσταση της απόδειξης. Η παγίδα είναι η διπλή απεικόνιση που επισημαίνει το brief, όταν τα δύο παραστατικά αφήνονται χωρίς το προβλεπόμενο πιστωτικό.
Άλλο λάθος είναι να συγκεντρώνεται όλη η προσοχή στο ότι εκδόθηκε τιμολόγιο, χωρίς να προσέχεται προς ποιον εκδόθηκε. Ο κανόνας δεν αρκείται στην ύπαρξη ενός τιμολογίου: αναφέρεται στην πραγματική αντισυμβαλλόμενη οντότητα. Επομένως, το όνομα του παραστατικού δεν υποκαθιστά την ακρίβεια ως προς τον αποδέκτη του.
Σύγχυση προκαλεί και η χρήση της λέξης «πιστωτικό» χωρίς τον προσδιορισμό «λιανικής». Στη διαδικασία που εξετάζεται, η ονομασία συνδέεται με την απόδειξη που αντικαθίσταται. Το ασφαλές σημείο αναφοράς για την επικοινωνία μεταξύ επιχείρησης και λογιστή είναι η πλήρης περιγραφή του προβλεπόμενου στοιχείου, όπως δίνεται στον κανόνα.
Η παράλειψη της διαβίβασης στο myDATA είναι διαφορετικό σημείο από τη σειρά έκδοσης. Μπορεί η συζήτηση να έχει επικεντρωθεί στα παραστατικά και να μείνει έξω το σκέλος της πλατφόρμας. Η περιγραφόμενη αντιμετώπιση, όμως, περιλαμβάνει και τη διαβίβασή τους, χωρίς να περιορίζει την αναφορά μόνο στο τελικό τιμολόγιο.
Τέλος, λάθος αφετηρία δημιουργείται όταν αγνοείται ότι το τιμολόγιο είχε εκδοθεί πριν από την πληρωμή. Σε αυτή την περίπτωση, ο χειριστής της εξόφλησης χρειάζεται να γνωρίζει το προγενέστερο γεγονός. Διαφορετικά, συζητά τη συναλλαγή σαν να βρίσκεται στο στάδιο που προηγείται της έκδοσης, ενώ τα πραγματικά περιστατικά είναι ήδη διαφορετικά.
Σχετική ανάγνωση για το ξεχωριστό θέμα της αλλαγής στοιχείων του αντισυμβαλλομένου: Δ15 1019995 ΕΞ 5.2.2013 Έκδοση πιστωτικού τιμολογίου λόγω αλλαγής στοι….
Παράδειγμα
Μια επιχείρηση εκδίδει τιμολόγιο προς την οντότητα με την οποία συναλλάσσεται. Ο πελάτης εξοφλεί το τιμολόγιο με κάρτα μέσω POS. Αυτό είναι το παράδειγμα στο οποίο το τιμολόγιο προηγείται της εξόφλησης, επομένως η εφαρμογή ξεκινά από το γεγονός ότι το τιμολόγιο έχει ήδη εκδοθεί.
Κατά την εξόφληση εκδίδεται απόδειξη λιανικών συναλλαγών μέσω ΦΗΜ και στη συνέχεια πιστωτικό στοιχείο λιανικής. Για την επιχείρηση, το σημείο που συχνά φαίνεται παράδοξο είναι η εμφάνιση απόδειξης ενώ υπάρχει τιμολόγιο. Η συγκεκριμένη περίπτωση, όμως, προβλέπει αυτή την έκδοση κατά την πληρωμή και το πιστωτικό που ακολουθεί.
Ο λογιστής που εξετάζει το παράδειγμα χρειάζεται να διαβάσει τα γεγονότα με τη σειρά τους. Η αρχική έκδοση του τιμολογίου και η μεταγενέστερη εξόφληση δεν είναι το ίδιο στάδιο. Το παραστατικό της χονδρικής συναλλαγής προϋπήρχε, ενώ η απόδειξη και το πιστωτικό λιανικής εμφανίζονται στο στάδιο που περιγράφεται για την εξόφληση.
Αν από την περιγραφή έλειπε το πιστωτικό, δεν θα είχε αποδοθεί ολόκληρη η προβλεπόμενη αντιμετώπιση. Αυτό κάνει το παράδειγμα χρήσιμο στην καθημερινή συνεννόηση: η φράση «εκδόθηκε απόδειξη στην πληρωμή» δεν αρκεί για να περιγράψει όλα τα παραστατικά που προβλέπονται στο συγκεκριμένο στάδιο.
Στο ίδιο παράδειγμα, τα εκδοθέντα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA. Δεν χρειάζεται να προστεθούν ποσά, συντελεστές ή άλλες υποθέσεις για να εξηγηθεί η διαδικασία. Τα κρίσιμα δεδομένα είναι ήδη παρόντα: συναλλαγή με οντότητα, τιμολόγιο που έχει εκδοθεί και εξόφλησή του μέσω POS.
Η πρακτική αξία του παραδείγματος βρίσκεται στη χρονική διάκριση. Αν κάποιος περιγράψει μόνο την πληρωμή με κάρτα, αφήνει έξω την πληροφορία που καθορίζει ποια περίπτωση εξετάζεται. Αν αναφέρει ότι το τιμολόγιο είχε προηγηθεί, η επιχείρηση και ο λογιστής μπορούν να συζητήσουν το ίδιο πραγματικό γεγονός και τα παραστατικά που το συνοδεύουν.
Τι να κρατήσετε
Η πιο χρήσιμη πληροφορία πριν από τον χειρισμό της πληρωμής είναι αν υπάρχει ήδη τιμολόγιο. Μαζί με την πραγματική αντισυμβαλλόμενη οντότητα και την εξόφληση μέσω EFT/POS, δίνει τη συγκεκριμένη εικόνα της συναλλαγής που χρειάζεται για να εφαρμοστεί η περιγραφόμενη αντιμετώπιση.
Στην καθημερινή επικοινωνία, μια σαφής περιγραφή βοηθά περισσότερο από τη γενική φράση «τιμολόγιο με POS». Αναφέρετε ποια συναλλαγή αφορά, προς ποια οντότητα εκδίδεται το τιμολόγιο και αν η έκδοσή του προηγήθηκε της πληρωμής. Έτσι, η συζήτηση έχει από την αρχή τα δεδομένα που διαφοροποιούν τις δύο περιπτώσεις.
Για ποιον λόγο εκδίδεται το πιστωτικό στοιχείο λιανικής;
Για την αντικατάσταση της απόδειξης λιανικών συναλλαγών. Ο συγκεκριμένος σκοπός εξηγεί τη σχέση ανάμεσα στα δύο παραστατικά και τη θέση του πιστωτικού στη διαδικασία. Είναι το στοιχείο που δεν πρέπει να χάνεται όταν η συζήτηση περιορίζεται στην απόδειξη και στο τιμολόγιο.
Προς ποιον εκδίδεται το ισόποσο τιμολόγιο;
Προς την πραγματική αντισυμβαλλόμενη οντότητα. Η περιγραφή του κανόνα συνδυάζει την απαίτηση για ισόποσο τιμολόγιο με τον συγκεκριμένο αποδέκτη του. Αυτά είναι τα δεδομένα που πρέπει να αποδίδονται σωστά κατά την έκδοση του τιμολογίου στη διαδικασία που εξετάζεται.
Η διαβίβαση στο myDATA αφορά μόνο το τιμολόγιο;
Η αναφορά αφορά τα παραστατικά που εκδίδονται σύμφωνα με την περιγραφόμενη διαδικασία. Επομένως, η αντιμετώπιση της διαβίβασης δεν περιορίζεται στην αναγνώριση του τιμολογίου ως παραστατικού της χονδρικής συναλλαγής, αλλά λαμβάνει υπόψη και τα υπόλοιπα εκδοθέντα στοιχεία.
Σχετικά άρθρα
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.