Στον φάκελο ενός γραφιστικού έργου μπορεί να συνυπάρχουν προσφορές, εγκρίσεις μακέτας και αρκετά αρχεία με την ένδειξη «τελικό». Ο γραφίστας που χρησιμοποιεί το timologio χρειάζεται να στείλει στον πελάτη την εκτυπώσιμη έκδοση του συγκεκριμένου εκδοθέντος παραστατικού και να κρατήσει το ίδιο στοιχείο στον λογιστικό φάκελο.
Ας πάρουμε ένα υποθετικό έργο λογοτύπου για ελληνική επιχείρηση, για το οποίο έχει ήδη εκδοθεί τιμολόγιο στο timologio. Το πρακτικό ερώτημα είναι ποιο PDF αντιστοιχεί στο τιμολογημένο στάδιο και πώς το βρίσκετε ξανά όταν ο πελάτης ζητήσει αντίγραφο.
Δέστε το τιμολόγιο με το συγκεκριμένο έργο
Κρατήστε μαζί την έγκριση του σταδίου και την ταυτότητα του παραστατικού: πελάτη και ΑΦΜ, σειρά και αριθμό, ημερομηνία, περιγραφή, συνολικό ποσό και ΜΑΡΚ. Η περιγραφή βοηθά να αναγνωρίζετε σε ποιο μέρος της γραφιστικής εργασίας αναφέρεται η χρέωση, ιδίως όταν ο ίδιος πελάτης έχει περισσότερα έργα.
Η προσφορά μπορεί να έχει αλλάξει πριν συμφωνηθεί το έργο και η μακέτα να έχει περάσει από αρκετές διορθώσεις. Η αναζήτηση του τιμολογίου ξεκινά από τα στοιχεία του εκδοθέντος παραστατικού. Το όνομα που δόθηκε σε ένα αρχείο παραμένει βοηθητικό για την αρχειοθέτηση.
Ανακτήστε την εκτυπώσιμη έκδοση από το timologio
Ο επίσημος οδηγός της ΑΑΔΕ, με ημερομηνία 2.12.2025, περιγράφει την αναζήτηση και προβολή στην ενότητα 12.3. Η σελίδα της εφαρμογής παραπέμπει στον οδηγό. Η παρακάτω διαδρομή αφορά τον γραφίστα του παραδείγματος που ήδη χρησιμοποιεί την εφαρμογή.
Στην «Αναζήτηση / Προβολή», ορίστε διάστημα που περιλαμβάνει την ημερομηνία έκδοσης. Ελέγξτε ιδιαίτερα την περίοδο όταν αναζητάτε τιμολόγιο προηγούμενου μήνα. Ο οδηγός δείχνει και αναζήτηση με ΜΑΡΚ, ώστε να εντοπίσετε το συγκεκριμένο παραστατικό.
Ανοίξτε το αποτέλεσμα και ελέγξτε την ταυτότητά του. Η ενέργεια «Εκτύπωση» οδηγεί σε λήψη της εκτυπώσιμης έκδοσης σε PDF. Αυτό το αρχείο χρησιμοποιείτε για την επαναποστολή αντιγράφου του ήδη εκδοθέντος τιμολογίου.
Ελέγξτε το PDF πριν το επισυνάψετε
Συγκρίνετε το αρχείο που πρόκειται να φύγει με το καταχωρισμένο παραστατικό. Ένας σύντομος έλεγχος περιλαμβάνει:
- τον σωστό πελάτη και το ΑΦΜ του,
- την ίδια σειρά, αριθμό και ημερομηνία,
- την περιγραφή που συνδέει τη χρέωση με το συγκεκριμένο γραφιστικό έργο,
- το ίδιο συνολικό ποσό και τον ίδιο ΜΑΡΚ.
Ο οδηγός εξηγεί ότι ο QR κωδικός της εκτυπώσιμης έκδοσης οδηγεί σε σελίδα της ΑΑΔΕ για προβολή και έλεγχο εγκυρότητας. Χρησιμοποιήστε αυτή τη δυνατότητα για τον έλεγχο της ταυτότητας του στοιχείου. Η εγκυρότητα του παραστατικού και η είσπραξη της αμοιβής ελέγχονται χωριστά.
Κρατήστε συγκεκριμένο ίχνος όταν κάτι διαφέρει
Αν το PDF που βρήκατε στον φάκελο έχει άλλο ποσό, άλλο πελάτη ή άλλη ταυτότητα, ανακτήστε την εκτυπώσιμη έκδοση του συγκεκριμένου εκδοθέντος παραστατικού και καταγράψτε τι διαφέρει. Στείλτε στον λογιστή τον ΜΑΡΚ, τα στοιχεία του τιμολογίου και την ακριβή παρατήρηση που χρειάζεται εξέταση.
Για την αρχειοθέτηση του έργου, κρατήστε χωριστά την προσφορά, την έγκριση του σταδίου, την εκτυπώσιμη έκδοση του τιμολογίου και το αρχείο που στάλθηκε στον πελάτη. Έτσι ο γραφίστας και ο λογιστής μπορούν να ανατρέξουν στο ίδιο στοιχείο όταν ζητηθεί αντίγραφο ή προκύψει ερώτημα για τη χρέωση.
Αν χρειάζεστε βοήθεια στην οργάνωση αυτού του φακέλου, στείλτε το ερώτημά σας, αναφέροντας ότι αφορά ήδη εκδοθέν παραστατικό timologio και ποιο στοιχείο της ταυτότητάς του θέλετε να ελέγξετε.
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.