Καφέ: έλεγχος παραστατικών για σάλα και πακέτο

Σε μια καφετέρια που εξυπηρετεί πελάτες στη σάλα και δίνει καφέ σε πακέτο, ο λογιστής χρειάζεται να μπορεί να ακολουθήσει κάθε πώληση: από τον τρόπο διάθεσης στο παραστατικό και από εκεί στο φορολογικό τμήμα της ταμειακής. Ο έλεγχος παραστατικών καφέ ολοκληρώνεται όταν τα στοιχεία που εξετάζετε δίνουν τα ίδια ποσά με τη συγκεντρωτική αναφορά, χωριστά για κάθε κατηγορία.

Για να εντοπίσετε μια λάθος αντιστοίχιση, χρειάζεστε τα παραστατικά, τους κωδικούς πώλησης και την αναφορά της ίδιας περιόδου. Ένα συνολικό ποσό ημέρας μπορεί να συμφωνεί, ενώ οι καθαρές αξίες και ο ΦΠΑ έχουν μοιραστεί λάθος ανάμεσα στα τμήματα. Η συμφωνία ανά κατηγορία δείχνει πού πρέπει να ψάξετε.

Αντιστοιχίστε τον κωδικό πώλησης με τον τρόπο διάθεσης

Ξεκινήστε από έναν μικρό πίνακα του καταστήματος: ποιος κωδικός χρησιμοποιείται για καφέ στη σάλα, ποιος για καφέ σε πακέτο και σε ποιο φορολογικό τμήμα οδηγεί καθένας. Οι ονομασίες στο δικό σας σύστημα μπορεί να διαφέρουν. Σημασία έχει να μπορεί ο υπεύθυνος της βάρδιας να αναγνωρίζει την επιλογή και ο λογιστής να βλέπει την αντιστοίχισή της.

Επιβεβαιώστε με τον λογιστή τον συντελεστή που αντιστοιχεί στην περίοδο, στο πραγματικό είδος της συναλλαγής και στην περιοχή της επιχείρησης. Έπειτα ελέγξτε αν οι κωδικοί του συστήματος οδηγούν σε αυτόν. Σε ένα μικτό καλάθι, η αντιστοίχιση εξετάζεται ανά είδος και κατηγορία.

Η κάρτα και τα μετρητά είναι τρόποι είσπραξης. Ο διαχωρισμός σάλας και πακέτου αφορά τον τρόπο διάθεσης. Έτσι, δύο πωλήσεις που πληρώθηκαν με την ίδια κάρτα μπορεί να χρειάζονται διαφορετική αντιστοίχιση στο σύστημα. Αν υπάρχει αμφιβολία για το πραγματικό περιστατικό, κρατήστε το παραστατικό και την πληροφορία της παραγγελίας για τον έλεγχο του λογιστή.

Ένα υποθετικό παράδειγμα για παραστατικά Ιουλίου 2024

Το ακόλουθο παράδειγμα αφορά αποκλειστικά τον Ιούλιο 2024. Υποθέτουμε καφετέρια στην ηπειρωτική Ελλάδα, στο κανονικό καθεστώς ΦΠΑ, χωρίς ειδική περιφερειακή μείωση. Τα ποσά είναι υποθετικά και επιλέγονται ώστε η αριθμητική να είναι καθαρή.

Η Ε.2047/28.6.2024 της ΑΑΔΕ διευκρίνισε την εφαρμογή συντελεστή 24% από 1.7.2024 στην επιτόπια κατανάλωση καφέ και των συγκεκριμένων ροφημάτων που αναφέρει. Παράλληλα διατήρησε τη διάκριση της απλής παράδοσης αγαθών από τη συνολική επιτόπια υπηρεσία εστίασης. Για τις δύο κατηγορίες του συγκεκριμένου παραδείγματος χρησιμοποιούμε 24% και 13% αντίστοιχα.

Η καθαρή αξία υπολογίζεται διαιρώντας τη μικτή με το ένα συν τον συντελεστή: 124,00 / 1,24 = 100,00 € και 113,00 / 1,13 = 100,00 €. Η διαφορά μικτής και καθαρής αξίας δίνει τον ΦΠΑ κάθε γραμμής.

Αν η αναφορά έχει περάσει και τα 237,00 € στο τμήμα 24%, θα εμφανίσει καθαρή αξία 191,13 € και ΦΠΑ 45,87 €. Το σύνολο των εισπράξεων εξακολουθεί να είναι 237,00 €, όμως ο ΦΠΑ διαφέρει κατά 8,87 € από τη σωστή κατανομή του παραδείγματος. Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαφορά για να αναζητήσετε ποια παραστατικά ή ποιοι κωδικοί μπήκαν στο άλλο τμήμα.

Η αριθμητική απόκλιση είναι αφετηρία ελέγχου. Ο λογιστής θα κρίνει τον απαιτούμενο χειρισμό με βάση τα πραγματικά παραστατικά και την περίοδο που αφορούν.

Πηγαίνετε από τη διαφορά στο συγκεκριμένο παραστατικό

1. Ορίστε κοινή περίοδο. Επιλέξτε την ίδια ημέρα ή το ίδιο διάστημα σε όλα τα αρχεία. Κρατήστε χωριστά τις κανονικές εγγραφές και τις ακυρώσεις ή επιστροφές, μαζί με τη σύνδεσή τους με τα αρχικά στοιχεία.
2. Ομαδοποιήστε τα παραστατικά ανά κατηγορία. Σημειώστε τον κωδικό πώλησης, τον τρόπο διάθεσης, το φορολογικό τμήμα, τη μικτή αξία, την καθαρή αξία και τον ΦΠΑ. Όπου κάποιο πεδίο λείπει από την εξαγωγή, σημειώστε από ποιο διαθέσιμο στοιχείο θα ελεγχθεί.
3. Συγκρίνετε με την αναφορά του συστήματος. Ελέγξτε τα ποσά ανά τμήμα στην αναφορά Ζ ή στην αντίστοιχη αναφορά του συστήματος έκδοσης. Ξεκινήστε από την κατηγορία που παρουσιάζει διαφορά και ανοίξτε τα παραστατικά που τη σχηματίζουν.
4. Καταγράψτε το εύρημα με ταυτότητα. Αντί για μια γενική σημείωση «ο ΦΠΑ δεν βγαίνει», γράψτε ημερομηνία, αριθμό παραστατικού, κωδικό και αναμενόμενη αντιστοίχιση. Έτσι το θέμα μπορεί να εξεταστεί και να κλείσει συγκεκριμένα.

Μια χρήσιμη τελική δοκιμή είναι να συγκρίνετε ένα δείγμα πραγματικών παραγγελιών με τα παραστατικά τους. Ελέγχετε τότε αν η ένδειξη που χρησιμοποιήθηκε ακολουθεί τα στοιχεία της συναλλαγής. Η συμφωνία των αθροισμάτων από μόνη της μπορεί να κρύβει ένα επαναλαμβανόμενο λάθος επιλογής κωδικού.

Παραδώστε στον λογιστή έναν μικρό, ελέγξιμο φάκελο

Ο φάκελος μπορεί να περιλαμβάνει την αναφορά ανά φορολογικό τμήμα, τον πίνακα αντιστοίχισης κωδικών, τα παραστατικά που σχηματίζουν τις διαφορές και τα συνδεδεμένα στοιχεία ακύρωσης ή επιστροφής. Προσθέστε μία σύντομη σημείωση για κάθε εκκρεμότητα: τι δείχνει η παραγγελία, τι εκδόθηκε και ποιο σημείο χρειάζεται κρίση.

Ο πίνακας και τα βήματα εδώ αποτελούν προτεινόμενο πρακτικό φύλλο συμφωνίας. Η χρονολογημένη εγκύκλιος τεκμηριώνει το φορολογικό παράδειγμα. Πριν από αλλαγή κωδικοποίησης ή ενέργεια σε εκδοθέντα στοιχεία, συμφωνήστε τον χειρισμό με τον λογιστή και τον υπεύθυνο του συστήματος, κρατώντας το αρχικό ίχνος των εγγραφών.

Η λογιστική υποστήριξη για επιχειρήσεις εστίασης μπορεί να οργανώσει αυτή την παράδοση στοιχείων, ώστε η καφετέρια να δίνει συγκεκριμένες αποκλίσεις και τεκμήρια σε κάθε έλεγχο. Στείλτε το ερώτημά σας, αναφέροντας την περίοδο, το σύστημα έκδοσης και το είδος της διαφοράς που εντοπίσατε.

Επίσημες πηγές

• ΑΑΔΕ, Ε.2047/28.6.2024, πλήρες κείμενο: χρονολογημένη βάση του παραδείγματος Ιουλίου 2024.
• ΑΑΔΕ, Βασικοί συντελεστές ΦΠΑ: γενική επίσημη πληροφόρηση για τους συντελεστές.