Εργαζόμενος με δύο διαφορετικά ωράρια μέσα στην εβδομάδα. Πώς δηλώνεται στην Ψηφιακή Κάρτα;
Τα δύο διαφορετικά ωράρια χρειάζεται να αποτυπώνονται στην ψηφιακή δήλωση του ωραρίου εργασίας, ώστε οι σημάνσεις της Ψηφιακής Κάρτας να συμφωνούν με το δηλωμένο πρόγραμμα. Το ουσιαστικό ερώτημα είναι ποιο ωράριο αφορά την κάθε ημέρα. Η γενική πληροφορία ότι ο εργαζόμενος ακολουθεί διαφορετικά ωράρια μέσα στην εβδομάδα δεν αρκεί για να συγκριθούν η δήλωση και η πραγματική απασχόλησή του.
Η δήλωση του ωραρίου περιγράφει το πρόγραμμα εργασίας, ενώ η σήμανση της κάρτας καταγράφει την έναρξη ή τη λήξη της απασχόλησης. Αυτά τα στοιχεία συνδέονται, αλλά έχουν διαφορετικό περιεχόμενο. Ένα χτύπημα δείχνει το γεγονός που καταγράφηκε· δεν αποτελεί από μόνο του δήλωση μεταβολής του προγράμματος. Γι’ αυτό η σωστή σήμανση δεν εξαντλεί τον χειρισμό μιας αλλαγής ωραρίου.
Ο κανόνας αναφέρεται σε δηλωμένο ωράριο είτε με «Σταθερό» είτε με «Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα». Για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο χρειάζεται να εξεταστεί τι έχει ήδη αποτυπωθεί και αν προκύπτει μεταβολή. Στη συνέχεια, ο χρόνος καταχώρισης της μεταβολής εξετάζεται με βάση το σύστημα που χρησιμοποιεί η επιχείρηση: προαναγγελτικό ή απολογιστικό.
Τι είναι / Τι αλλάζει
Στην καθημερινή συζήτηση, η φράση «διαφορετικό ωράριο» μπορεί να περιγράφει διαφορετικές καταστάσεις. Μπορεί το εβδομαδιαίο πρόγραμμα να περιλαμβάνει ήδη διαφορετικές ώρες ανά ημέρα ή να αλλάζει ένα ωράριο που είχε δηλωθεί. Μπορεί επίσης η συζήτηση να αφορά ευέλικτη προσέλευση. Για να εφαρμοστεί ο κατάλληλος κανόνας, χρειάζεται πρώτα να γίνει σαφές ποια από αυτές τις περιγραφές αφορά την πραγματική οργάνωση της εργασίας.
Το προαναγγελτικό σύστημα συνδέεται με τη δήλωση της μεταβολής πριν από την ανάληψη υπηρεσίας. Το απολογιστικό επιτρέπει την καταχώριση των σχετικών αλλαγών μετά την πραγματοποίησή τους, μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία και εφόσον έχει δηλωθεί η επιλογή του. Η διαφορά βρίσκεται στον χρόνο καταχώρισης των αλλαγών, όχι στο αν χρειάζεται να αποτυπώνεται το ωράριο του εργαζομένου.
Η ευέλικτη προσέλευση αφορά κάτι πιο συγκεκριμένο: τη δυνατότητα να προσέλθει ο εργαζόμενος μέσα στο συμφωνημένο περιθώριο που ξεκινά από τη δηλωμένη έναρξη. Δεν περιγράφει από μόνη της ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα με διαφορετικά ωράρια. Η διάκριση έχει πρακτική αξία, επειδή διαφορετικά μπορεί να χρησιμοποιηθεί η ευελιξία ως εξήγηση για μια μεταβολή που χρειάζεται να εξεταστεί ως αλλαγή του δηλωμένου ωραρίου.
Ποιον αφορά
Το θέμα αφορά επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και τους λογιστές που χειρίζονται τις σχετικές δηλώσεις. Οι ενταγμένες επιχειρήσεις υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό, σε πραγματικό χρόνο, με το πληροφοριακό σύστημα.
Με απλά λόγια, η καταγραφή του χρόνου εργασίας συνδέεται με το πληροφοριακό σύστημα καθώς λειτουργεί. Ο όρος «διαλειτουργικό» περιγράφει τη δυνατότητα των συστημάτων να συνεργάζονται. Συνεπώς, όταν εξετάζεται το ωράριο ενός εργαζομένου, χρειάζεται να διακρίνονται η δήλωση του προγράμματος και η λειτουργία της ηλεκτρονικής καταγραφής. Η ορθή περιγραφή του προγράμματος καλύπτει το πρώτο σκέλος, χωρίς να υποκαθιστά το δεύτερο.
Για τον εργοδότη και τον λογιστή, η κοινή εικόνα του ημερήσιου προγράμματος είναι απαραίτητη για να γίνει αυτή η σύγκριση. Αν ο ένας αναφέρεται στο πρόγραμμα που εφαρμόζεται και ο άλλος σε εκείνο που έχει δηλωθεί, η φράση «υπάρχουν δύο ωράρια» αφήνει το ουσιαστικό ζήτημα ανοιχτό: αν τα στοιχεία αφορούν την ίδια ημέρα και τις ίδιες ώρες εργασίας.
Τι σημαίνει στην πράξη
Αφετηρία είναι το δηλωμένο πρόγραμμα της ημέρας που εξετάζεται. Αν η εναλλαγή των ωραρίων έχει ήδη αποτυπωθεί, η σύγκριση γίνεται με το ωράριο που αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη ημέρα. Αν η πραγματική οργάνωση της εργασίας αλλάζει σε σχέση με αυτό που έχει δηλωθεί, τότε χρειάζεται να εξεταστεί η μεταβολή και ο χρόνος καταχώρισής της.
Αυτός ο τρόπος ανάγνωσης αποφεύγει ένα συνηθισμένο μπέρδεμα: να αντιμετωπίζεται ολόκληρη η εβδομάδα ως ενιαίο ωράριο, ενώ το ερώτημα αφορά διαφορετικές ώρες σε επιμέρους ημέρες. Η χρήσιμη πληροφορία για τον χειρισμό είναι η αντιστοίχιση της ημέρας με το δηλωμένο πρόγραμμα και τη σήμανση. Η απλή αναφορά στην εναλλαγή δεν δείχνει αν υπάρχει συμφωνία ή αναντιστοιχία.
Στη συνέχεια εξετάζεται το σύστημα καταχώρισης της επιχείρησης. Στο προαναγγελτικό, το κρίσιμο σημείο είναι αν η μεταβολή προηγήθηκε της ανάληψης υπηρεσίας. Στο απολογιστικό, εξετάζονται η επιλογή του συστήματος για το σχετικό διάστημα και η καταχώριση των αλλαγών μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία. Η ίδια περιγραφή του προγράμματος δεν απαντά από μόνη της και στα ζητήματα χρόνου καταχώρισης.
Αν η εξήγηση για μια διαφορετική ώρα προσέλευσης είναι η ευέλικτη προσέλευση, χρειάζεται να συσχετιστεί με την έγγραφη συμφωνία και τη δηλωμένη έναρξη. Έτσι, κάθε στοιχείο εξετάζεται με βάση τον κανόνα που το αφορά. Το πρόγραμμα, η μεταβολή του και η συμφωνημένη ευελιξία συνδέονται στην καθημερινή εργασία, αλλά δεν έχουν το ίδιο περιεχόμενο.
Τι πρέπει να κάνετε στην πράξη
Όταν εφαρμόζεται το προαναγγελτικό σύστημα
Εφόσον η επιχείρηση έχει επιλέξει το προαναγγελτικό σύστημα, η μεταβολή του δηλωμένου ωραρίου πρέπει να έχει προηγηθεί της ανάληψης υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Η αναφορά καλύπτει μεταβολή είτε με «Σταθερό» είτε με «Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα» ωράριο. Επομένως, η μορφή με την οποία έχει δηλωθεί το πρόγραμμα δεν παραμερίζει το ζήτημα του χρόνου δήλωσης της αλλαγής.
Αν υπάρχει σήμανση της κάρτας χωρίς να έχει προηγηθεί η μεταβολή του δηλωμένου ωραρίου, αυτό θεωρείται αναντιστοιχία μεταξύ δήλωσης και σήμανσης. Εφόσον διαπιστωθεί από την Επιθεώρηση Εργασίας, δύναται να επιβληθούν κυρώσεις. Η διατύπωση αφορά τη συγκεκριμένη αναντιστοιχία και δεν επιτρέπει να αντιμετωπίζεται το χτύπημα ως υποκατάστατο της προηγούμενης δήλωσης.
Για τον εργαζόμενο με εναλλαγή ωραρίων, το κρίσιμο ερώτημα είναι λοιπόν αν το πρόγραμμα της ημέρας είχε ήδη δηλωθεί ή αν χρειαζόταν μεταβολή. Όταν χρειάζεται μεταβολή, η χρονική σειρά έχει σημασία. Η ύπαρξη σήμανσης αποδεικνύει ότι καταγράφηκε ένα γεγονός έναρξης ή λήξης, χωρίς να απαντά στο αν είχε προηγηθεί η απαιτούμενη αλλαγή του δηλωμένου ωραρίου.
Πώς δηλώνονται δύο διαφορετικά ωράρια μέσα στην ίδια εβδομάδα
Όταν ένας εργαζόμενος έχει δύο διαφορετικά ωράρια μέσα στην εβδομάδα, δηλώνετε εξαρχής στο πρόγραμμα το ωράριο κάθε ημέρας. Η επιλογή προαναγγελτικού ή απολογιστικού συστήματος αφορά τις αλλαγές που μπορεί να προκύψουν στη συνέχεια. Σε κάθε περίπτωση, ο εργαζόμενος σημαίνει την Ψηφιακή Κάρτα κατά την έναρξη και τη λήξη της εργασίας του.
Α. Δήλωση του αρχικού προγράμματος. Τα διαφορετικά ωράρια αποτυπώνονται εξαρχής στο εβδομαδιαίο ή ημερήσιο πρόγραμμα, με το ωράριο που αντιστοιχεί σε κάθε ημέρα. Για παράδειγμα, αν ο εργαζόμενος εργάζεται Δευτέρα έως Τετάρτη 09:00–17:00 και Πέμπτη έως Παρασκευή 12:00–20:00, δηλώνετε αυτές τις ώρες στις αντίστοιχες ημέρες. Η εναλλαγή αυτή αποτελεί μέρος του αρχικού προγράμματος· δεν είναι από μόνη της μεταγενέστερη αλλαγή.
Β. Επιλογή προαναγγελτικού ή απολογιστικού συστήματος. Μια επιχείρηση ενταγμένη στον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας μπορεί να επιλέξει την απολογιστική καταχώριση των αλλαγών. Για να τη χρησιμοποιήσει, υποβάλλει έως και την τελευταία ημέρα του τρέχοντος ημερολογιακού μήνα την «Ψηφιακή Δήλωση επιλογής προαναγγελτικού ή απολογιστικού συστήματος καταχώρισης αλλαγών ωραρίου, οργάνωσης χρόνου εργασίας και υπερωριών». Η επιλογή αφορά το επόμενο διάστημα, το οποίο δεν μπορεί να είναι μικρότερο από έναν ημερολογιακό μήνα.
Γ. Υποβολή των αλλαγών που προκύπτουν. Στο προαναγγελτικό σύστημα, οι αλλαγές δηλώνονται πριν αρχίσουν να πραγματοποιούνται. Αν έχει επιλεγεί το απολογιστικό, καταχωρίζονται έως τη λήξη του επόμενου ημερολογιακού μήνα από τον μήνα πραγματοποίησής τους. Πρόκειται για διαφορετική προθεσμία από εκείνη της επιλογής του συστήματος: για απολογιστική χρήση από την 1η Απριλίου, η επιλογή δηλώνεται έως την τελευταία ημέρα του Μαρτίου, ενώ οι αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν τον Απρίλιο καταχωρίζονται έως το τέλος Μαΐου. Αν το πρόγραμμα του παραδείγματος τηρείται όπως δηλώθηκε, δεν προκύπτει αλλαγή μόνο επειδή την Πέμπτη εφαρμόζεται το ωράριο 12:00–20:00. Επίσης, η μετατόπιση της έναρξης και της λήξης λόγω ευέλικτης προσέλευσης δεν θεωρείται αλλαγή του χρόνου εργασίας.
Δ. Σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας. Ο εργαζόμενος σημαίνει την κάρτα στην έναρξη και στη λήξη της εργασίας του, ανεξάρτητα από το δηλωμένο πρόγραμμα και το σύστημα καταχώρισης των αλλαγών. Η απολογιστική διαδικασία αφορά τη δήλωση των αλλαγών και δεν υποκαθιστά τη σήμανση της κάρτας.
Η ευέλικτη προσέλευση και οι προϋποθέσεις της
Οι επιχειρήσεις που είναι ενταγμένες στον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας και έχουν ενεργοποιήσει την κάρτα μπορούν να συμφωνούν εγγράφως με τους εργαζομένους τους ευέλικτη προσέλευση μέχρι 120 λεπτά. Η δυνατότητα αυτή ξεκινά από τη δηλωμένη έναρξη του ωραρίου στην ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας και μετά. Η δηλωμένη έναρξη παραμένει το σημείο αναφοράς.
Στην απλή γλώσσα, η ευελιξία αφορά την προσέλευση μέσα στο συμφωνημένο περιθώριο μετά τη δηλωμένη έναρξη. Δεν πρόκειται για περιθώριο που απλώνεται και πριν από αυτήν. Η κατεύθυνση του περιθωρίου έχει σημασία, επειδή η γενική φράση «υπάρχει ευελιξία» δεν εξηγεί αν η συγκεκριμένη ώρα προσέλευσης συνδέεται με τη δυνατότητα που περιγράφει ο κανόνας.
Οι προϋποθέσεις χρειάζεται να διαβάζονται μαζί: ένταξη της επιχείρησης στον μηχανισμό, ενεργοποίηση της κάρτας και έγγραφη συμφωνία με τον εργαζόμενο. Το όριο των 120 λεπτών δεν είναι από μόνο του μια συμφωνία ευέλικτης προσέλευσης. Για τον συγκεκριμένο χειρισμό, το περιεχόμενο της συμφωνίας και η δηλωμένη έναρξη είναι τα στοιχεία που δίνουν νόημα στην εφαρμογή της.
Αν ο εργαζόμενος έχει διαφορετικές δηλωμένες ώρες έναρξης μέσα στην εβδομάδα, η συζήτηση για την ευέλικτη προσέλευση συνδέεται με τη δηλωμένη έναρξη που εξετάζεται. Δεν αρκεί η επίκληση μιας γενικής δυνατότητας να προσέρχεται διαφορετικές ώρες. Ο κανόνας αφορά τη συμφωνημένη ευελιξία σε σχέση με το δηλωμένο ωράριο, χωρίς να αποτελεί οδηγία δήλωσης της εναλλαγής των ωραρίων.
Συχνά λάθη
Η απολογιστική καταχώριση δεν καλύπτει εκπρόθεσμο γεγονός κάρτας
Δεν επιτρέπεται εκπρόθεσμη δήλωση γεγονότος έναρξης ή λήξης της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ II από εργοδότες και επιχειρήσεις. Το γεγονός έναρξης ή λήξης αφορά την καταγραφή της απασχόλησης. Η αλλαγή ωραρίου αφορά το πρόγραμμα εργασίας. Η διαφορετική ονομασία αντιστοιχεί σε διαφορετικό περιεχόμενο και δεν είναι απλώς διαφορά στη διατύπωση.
Τα μονά χτυπήματα χρειάζονται προσεκτική ανάγνωση
Αναφέρεται περιθώριο ανοχής μέχρι 3 μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο. Το μονό χτύπημα περιγράφει την περίπτωση στην οποία η καταγραφή δεν περιλαμβάνει και την έναρξη και τη λήξη. Το περιθώριο αφορά τον συγκεκριμένο εργαζόμενο και τον συγκεκριμένο μήνα. Δεν περιγράφεται ως γενική δυνατότητα παράλειψης σημάνσεων ή απόκλισης από την πραγματική απασχόληση.
Πότε χρειάζεται να εξεταστεί η φύση της εργασίας
Η σήμανση της Ψηφιακής Κάρτας πρέπει να συμφωνεί με την ψηφιακή δήλωση του ωραρίου και να υφίσταται πάντα, εκτός αν η απουσία της δικαιολογείται από αντικειμενικούς λόγους σχετικούς με τη φύση ή τον τρόπο οργάνωσης της εργασίας. Η εξαίρεση συνδέεται με αυτούς τους λόγους. Η ύπαρξη διαφορετικών ωραρίων, από μόνη της, δεν εξηγεί την απουσία σήμανσης.
Ως ειδική κατηγορία επισημαίνονται οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών σε κτίρια και εξωτερικούς χώρους, επειδή παρέχουν υπηρεσίες καθαρισμού και άλλες βοηθητικές υπηρεσίες σε άλλες επιχειρήσεις ή εγκαταστάσεις. Η αναφορά εξηγεί την ιδιαιτερότητα της δραστηριότητάς τους. Δεν περιγράφει από μόνη της συγκεκριμένη εξαίρεση από τις σημάνσεις ούτε διαφορετική διαδικασία δήλωσης των ωραρίων τους.
Παράδειγμα
Μια επιχείρηση θέλει από την 1η Απριλίου να καταχωρίζει απολογιστικά τις αλλαγές του ωραρίου εργασίας, της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και των υπερωριών. Στην περίπτωση αυτή πρέπει να εισέλθει στο σύστημα μέχρι την τελευταία ημέρα του Μαρτίου και να δηλώσει την επιλογή της. Το παράδειγμα δείχνει πότε δηλώνεται ο τρόπος καταχώρισης για το διάστημα που ακολουθεί.
Αυτό που έχει ολοκληρωθεί με τη δήλωση του Μαρτίου είναι η επιλογή του απολογιστικού συστήματος. Οι αλλαγές που πραγματοποιούνται καταχωρίζονται στη συνέχεια με βάση την προθεσμία που αφορά τις ίδιες: έως τη λήξη του επόμενου ημερολογιακού μήνα από τον μήνα πραγματοποίησής τους. Η επιλογή και οι επιμέρους μεταβολές συνδέονται, αλλά παραμένουν διαφορετικές καταχωρίσεις.
Για το ερώτημα του εργαζομένου με διαφορετικά ωράρια, το παράδειγμα βοηθά να προσδιοριστεί ο τρόπος χειρισμού των αλλαγών. Δεν ορίζει ώρες προσέλευσης ή αποχώρησης. Αυτές προκύπτουν από το πρόγραμμα του συγκεκριμένου εργαζομένου. Επίσης, η επιλογή της απολογιστικής καταχώρισης δεν μεταβάλλει τον κανόνα ότι δεν επιτρέπεται εκπρόθεσμη δήλωση γεγονότος έναρξης ή λήξης της κάρτας.
Τι να κρατήσετε
Η πρακτική απάντηση ξεκινά από το ημερήσιο πρόγραμμα και συνεχίζεται με τον τρόπο καταχώρισης των μεταβολών. Για τον εργαζόμενο με δύο διαφορετικά ωράρια, η δήλωση και η σήμανση χρειάζεται να διαβάζονται σε σχέση με την ημέρα που αφορούν. Αν προκύπτει αλλαγή, εξετάζεται ο κανόνας του συστήματος που έχει επιλέξει η επιχείρηση.
Η έγγραφη συμφωνία ευέλικτης προσέλευσης, όταν υπάρχει, εξηγεί τη συγκεκριμένη δυνατότητα σε σχέση με τη δηλωμένη έναρξη. Η ανοχή στα μονά χτυπήματα αφορά διαφορετικό ζήτημα. Η σαφής διάκριση αυτών των στοιχείων επιτρέπει να εντοπιστεί πού βρίσκεται το ερώτημα της επιχείρησης, χωρίς να χρησιμοποιείται ένας κανόνας ως γενική απάντηση για κάθε διαφορά στο ωράριο ή στη σήμανση.
Για τη σύνδεση του θέματος με την καθημερινή καταγραφή, δείτε και το άρθρο Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας στην πράξη: προσέλευση, αποχώρηση, ωράριο και υπερωρίες.
Σχετικά άρθρα
Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: τι ελέγχεται και ποια λάθη δημιουργούν κίνδυνο
Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: ορφανό χτύπημα, λάθος ώρα, ξεχασμένη κάρτα
Μισθοδοσία και εργατικά: υποστήριξη επιχειρήσεων στη Θεσσαλονίκη
Υπολογίστε το στην πράξη
Δείτε τα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε όποιο ταιριάζει στην περίπτωσή σας.
