Εγκύκλιος Ε.Φ.Κ.Α. αρ. 35/2017
Κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο (άρθρο 1 του ν. 4250/2014) – Διενέργεια δειγματοληπτικού ελέγχου
Αθήνα, 5 Οκτωβρίου 2017
Αριθμ. Πρωτ.: 1317994
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ,
ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ
ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
ΤΜΗΜΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ, ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗΣ
Ταχ. Δ/νση : Αγίου Κωνσταντίνου 8
Ταχ. Κώδικας: 10431 ΑΘΗΝΑ
Πληροφορίες : Ε. Καπακουλάκη
Τηλέφωνο : 210-52.15.222
Fax : 210-52.49.611
Email : tm.educ@efka.gov.gr
ΕΞ. ΕΠΕΙΓΟΝ
ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ 35
ΘΕΜΑ: «Κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο (άρθρο 1 του ν. 4250/2014) – Διενέργεια δειγματοληπτικού ελέγχου».
Σχετικά:
1. Η με αριθ. πρωτ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/Φ.15/οικ.28580/11.11.2014 (ΑΔΑ: Β8ΣΔΧ-ΤΣΚ) εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης.
2. Η με αριθ. πρωτ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Α.2.3/21119/1.9.2014 (ΑΔΑ: ΒΜ3ΛΧ-ΥΝ9) εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης.
3. Η με αριθ. πρωτ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ.8342/1.4.2014 (ΑΔΑ: ΒΙΗ0Χ-6ΥΖ) εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης.
4. Η με αριθ. πρωτ. ΔΙΑΔΙ ΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.15/οικ. 13033/5.5.2015 (ΑΔΑ: ΨΡ6Φ465ΦΘΕ- ΥΚΨ) εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης.
Σε συνέχεια των ανωτέρω σχετικών, αναφορικά με το αντικείμενο του θέματος, θέτουμε υπόψη σας τα ακόλουθα:
Α. Με αφορμή ερωτήματα που τέθηκαν στην Υπηρεσία μας, σχετικά με την εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 1 του Νόμου 4250/2014 (ΦΕΚ 74/Α /26-03-2014) για την κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που υποβάλλονται στο Δημόσιο, παρέχονται οι ακόλουθες διευκρινίσεις:
Η εν λόγω ρύθμιση εφαρμόζεται στο Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του Ν. 3429/2005, καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α..
Συνεπώς όλες οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής (όπως ορίζεται στο άρθρο 1 του Ν. 2690/1999 (Α’ 45), που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της εν λόγω ρύθμισης (λ.χ. πολίτης ζητά την επικύρωση αντιγράφου του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας προκειμένου να το υποβάλει σε: α. τράπεζα, β. ιδιωτική εταιρεία, γ. συμβολαιογράφο).
Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που έχουν εκδώσει οι υπηρεσίες και φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης ή των ακριβών αντιγράφων τους. Επιπλέον, οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, και τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των ιδιωτικών και αλλοδαπών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο.
Με τις διατάξεις της ρύθμισης αυτής, δεν θίγονται και εξακολουθούν να ισχύουν, οι απαιτήσεις υποβολής των εγγράφων σε πρωτότυπο ή ακριβές αντίγραφο, όταν πρόκειται να τεθεί σε αυτά η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille), βάσει της Διεθνούς Σύμβασης της Χάγης ή σε άλλη περίπτωση προξενική θεώρηση, στο πλαίσιο των προβλεπόμενων διακρατικών συμφωνιών.
Επιπροσθέτως, υπενθυμίζεται ότι τα έγγραφα που προσκομίζονται για δικαστική χρήση δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν.4240/2014. Συνεπώς, τα έγγραφα αυτά υποβάλλονται σε πρωτότυπη μορφή ή σε επικυρωμένα αντίγραφα. Επίσης, δεν εμπίπτουν στην εν λόγω ρύθμιση τα παραστατικά πληρωμής (λ.χ. τιμολόγιο, απόδειξη αγοράς, απόδειξη παροχής υπηρεσιών), που υποβάλλονται από ενδιαφερόμενους, τα οποία εξακολουθούν να κατατίθενται, όπως προβλέπουν οι σχετικές ειδικές διατάξεις (λ.χ. Δημόσιο Λογιστικό).
Τέλος, στις διατάξεις της παρ. 2α’ του άρθρου 1 του Ν.4250/2014, όπου ορίζονται οι υπόχρεοι φορείς του νόμου, δεν γίνεται ρητή αναφορά στους φορείς των διατάξεων του άρθρου 68 παρ. 3 του ν. 4235/2014 – ΦΕΚ 32/τ.Α’/11.2.2014 (π.χ. Εκκλησία της Ελλάδος, Μητροπόλεις αυτής, Ενορίες μετά των Ενοριακών τους Ναών, Μονές, Αποστολική Διακονία, Ιερά Αρχιεπισκοπή Κρήτης και Μητροπόλεις αυτής, κ.α.) προκύπτει ότι αυτοί δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των διατάξεων της παρ. 2 του άρθρου 1 του ν. 4250/2014 και κατά συνέπεια εξακολουθούν να ζητούν την υποβολή πρωτότυπων ή νομίμως επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων, κατά τις συναλλαγές τους με τους ενδιαφερόμενους πολίτες.
Κατόπιν των ανωτέρω, όλες οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ της Χώρας οφείλουν να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 11 του Ν. 2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α’/9-3-1999) «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις», όπως τροποποιήθηκαν με αυτές της παραγράφου 5 του άρθρου 16 του Ν. 3345/2005 (ΦΕΚ 138/Α’/16-6-2005), στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο στα νομικά πρόσωπα της παρ. 3 του άρθρου 68 του ν. 4235/2014.
Β. Σύμφωνα δε με την παρ. 2β του άρθρου 1 του Ν. 4250/2014, οι φορείς που υποχρεούνται να αποδέχονται, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων ή των ακριβών αντιγράφων τους, έχουν υποχρέωση να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο, ανά τρίμηνο, σε ποσοστό τουλάχιστον 5% επί των φωτοαντιγράφων που υποβάλλονται σε αυτές. Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό ή άλλο έλεγχο ότι υποβλήθηκαν αλλοιωμένα φωτοαντίγραφα, εκτός από τις κυρώσεις που προβλέπονται στην παρ.6 του άρθρου 22 του ν. 1599/86, όπως ισχύει, και που επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο, εφόσον η πράξη δεν τιμωρείται αυστηρότερα από άλλη ποινική διάταξη, η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας υποβλήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, ανακαλείται αμέσως. Επιπροσθέτως, η Υπηρεσία οφείλει να διαβιβάζει άμεσα την υπόθεση στην Εισαγγελία του τόπου που αυτή εδρεύει.
Ο δειγματοληπτικός έλεγχος των φορέων διενεργείται με τη συνδρομή των υπηρεσιών ή των φορέων που εξέδωσαν τα πρωτότυπα έγγραφα. Συγκεκριμένα, οι υπηρεσίες του Ε.Φ.Κ.Α. που διενεργούν τον έλεγχο οφείλουν να επικοινωνήσουν με την εκδούσα αρχή (π.χ Ληξιαρχείο, Πανεπιστήμιο, κ.λπ.) με κάθε πρόσφορο τρόπο και κατά προτίμηση με το λιγότερο γραφειοκρατικό μέσο (πρωτίστως με e-mail ή τηλέφωνο και δευτερευόντως με fax ή διοικητική αλληλογραφία) προκειμένου να επαληθεύσει την ακρίβεια των στοιχείων που εμπεριέχονται στα υπό έλεγχο φωτοαντίγραφα.
Για την καταχώριση των αποτελεσμάτων των ελέγχων έχει δημιουργηθεί ειδικό πληροφοριακό σύστημα με τίτλο: «Δειγματοληπτικός έλεγχος υποβληθέντων φωτοαντιγράφων (Ν. 4250/2014/Άρθρο 1/παρ. 2β)» στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://rns.seedd.gr/PHCP4250, ανάλογο με το πληροφοριακό σύστημα του Σώματος Επιθεωρητών-Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης (Σ.Ε.Ε.Δ.Δ.), σχετικά με την παρακολούθηση των διαδικασιών ελέγχου των πλαστών δικαιολογητικών/πιστοποιητικών/ τίτλων του προσωπικού του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα. Στο προαναφερόμενο πληροφοριακό σύστημα, σχετικά με την παρ. 2β, του άρθρου 1 του Ν. 4250/2014 καταχωρίζονται τα εξής στοιχεία:
1. Συνολικός αριθμός των φωτοαντιγράφων τα οποία υποβλήθηκαν εντός του τελευταίου τριμήνου. Σημειώνεται ότι στην πρώτη καταχώριση θα υπάρχουν τα στοιχεία και των δύο προηγούμενων τριμήνων, ήτοι: από 1/1/2017.
2. Αριθμός των φωτοαντιγράφων που έχουν ελεγχθεί δειγματοληπτικά ως προς την ακρίβεια των στοιχείων που αναγράφονται σε αυτά (ο αριθμός αυτός πρέπει να είναι τουλάχιστον στο 5% του συνόλου).
3. Αριθμός και είδος των φωτοαντιγράφων εγγράφων που προέκυψαν με ανακριβή ή ψευδή στοιχεία και για ποιες διαδικασίες υποβλήθηκαν.
4. Ενέργειες στις οποίες προέβη ο φορέας (ανάκληση διοικητικής πράξης, διοικητικές κυρώσεις, ποινικές κυρώσεις, κ.λπ.) (βλ. Φόρμα εισαγωγής στοιχείων στο Παράρτημα του υπ’ αριθ. 1 σχετικού).
Στην ως άνω ηλεκτρονική εφαρμογή υπάρχει καταχωρισμένο σχετικό αναλυτικό εγχειρίδιο χρήσης που εμφανίζεται με το εικονίδιο: ?. Απαραίτητη προϋπόθεση για την εισαγωγή των αναφορών-αποτελεσμάτων ελέγχου στην ηλεκτρονική εφαρμογή «Δειγματοληπτικός έλεγχος υποβληθέντων φωτοαντιγράφων (Ν. 4250/2014/Άρθρο 1/παρ. 2β)» αποτελεί η πιστοποίηση των χρηστών (απόκτηση συνθηματικού και κωδικού).
Σημειώνεται ότι οι ήδη πιστοποιημένοι χρήστες του συστήματος του Σ.Ε.Ε.Δ.Δ. για τον έλεγχο των πλαστών δικαιολογητικών/ πιστοποιητικών/ τίτλων του προσωπικού του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα, θα πιστοποιηθούν αυτόματα και για το νέο πληροφοριακό σύστημα και θα ενημερωθούν με σχετικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση που ήδη υπάρχει στη βάση δεδομένων του Σ.Ε.Ε.Δ.Δ., δίχως να χρειάζεται να προβούν σε καμία πρόσθετη ενέργεια.
Σε περίπτωση που έως σήμερα οι οργανικές μονάδες του Ε.Φ.Κ.Α. δεν έχουν πιστοποιηθεί στην πρώτη ηλεκτρονική εφαρμογή, θα πρέπει να καταχωρίσουν σχετικό αίτημα πιστοποίησης χρήστη στο Πληροφοριακό Σύστημα του Σ.Ε.Ε.Δ.Δ., στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://rns.seedd.gr/regusers, καταχωρίζοντας τα ακόλουθα: στοιχεία φορέα, ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο επικοινωνίας, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέγοντας την εφαρμογή «Δειγματοληπτικός Έλεγχος Υποβληθέντων Φωτοαντιγράφων (Ν.4250/2014/ Άρθρο 1/ Παρ.2β)» από τις διαθέσιμες εφαρμογές που εμφανίζονται στο σχετικό πεδίο της εν λόγω σελίδας. Αφού το αίτημά τους εγκριθεί, θα λάβουν τα στοιχεία πρόσβασής τους στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα έχουν καταχωρίσει κατά την ως άνω διαδικασία.
Τα αποτελέσματα των τριμηνιαίων δειγματοληπτικών ελέγχων για τις κεντρικές υπηρεσίες της Διοίκησης, αφού συμπληρωθεί η φόρμα εισαγωγής στοιχείων (που επισυνάπτεται στο υπ’ αριθ. 1 σχετικό), θα συγκεντρώνονται μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη Διεύθυνση Οργάνωσης και εν συνεχεία, αυτή θα τα καταχωρίζει στην εν λόγω εφαρμογή. Ως υπεύθυνος υπάλληλος (για τις διευθύνσεις της κεντρικής υπηρεσίας του ΕΦΚΑ) έχει οριστεί ο κος Βασιλακόπουλος Ιωάννης: Τηλ. Επικοινωνίας: 2105241956 / email: tm.educ@efka.gov.gr. Αντίθετα, στις περιφερειακές υπηρεσίες (σε επίπεδο Διεύθυνσης/ αυτοτελούς τμήματος που δεν υπάγεται σε κάποια περιφερειακή διεύθυνση) τα παραπάνω στοιχεία θα συλλέγονται και θα εισάγονται στο ανωτέρω πληροφοριακό σύστημα από τον οριζόμενο από τον προϊστάμενο διεύθυνσης της οργανικής μονάδας (ή τον προϊστάμενο αυτοτελούς τμήματος) στις οποίες απευθύνεται η παρούσα εγκύκλιος, υπεύθυνο ή τον αναπληρωτή του. Επισημαίνουμε ότι θα πρέπει να καταχωρηθούν στοιχεία από το πρώτο τρίμηνο του 2017 έως και το τέλος του τρίτου τριμήνου.
Τα αποτελέσματα του εν λόγω ελέγχου, μετά το πέρας της διαδικασίας, κατά τα ανωτέρω, θα πρέπει να τηρούνται σε έντυπη μορφή, στο ειδικό φύλλο «φόρμα εισαγωγής στοιχείων Δειγματοληπτικού Ελέγχου κατ’ εφαρμογή της παρ. 2β του άρθρου 1 του Ν. 4250/2014», που αποτελεί Παράρτημα στο υπ’ αριθ. 1 σχετικό. Κάθε οργανική μονάδα θα πρέπει να μεριμνά, ώστε το ειδικό αυτό φύλλο να είναι διαθέσιμο προς επίδειξη για την απόδειξη της εκπλήρωσης της υποχρέωσης διενέργειας της διαδικασίας αυτής σε ενδεχόμενο σχετικό έλεγχο.
Εφιστούμε την προσοχή των προϊσταμένων των διευθύνσεων για την πιστή εφαρμογή των οδηγιών της παρούσας εγκυκλίου και παραμένουμε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή πληροφορία.
Η ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΡΙΑ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ
ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ KAI ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΠΟΛΥΞΕΝΗ ΚΩΝΣΤΑΝΤΕΛΛΟΥ