Λογιστική υποστήριξη για εισαγωγικές και εξαγωγικές επιχειρήσεις

Μια επιχείρηση που εισάγει ή εξάγει δεν αρκεί να εκδώσει σωστά ένα τιμολόγιο. Πρέπει τα δεδομένα που το περιβάλλουν να συμφωνούν: η παραγγελία, το τιμολόγιο του προμηθευτή, τα έξοδα μέχρι την αποθήκη, το παραστατικό πώλησης, η είσπραξη και η διαβίβαση στη myDATA. Όταν ένας κρίκος λείπει, το λάθος δεν φαίνεται την ώρα που συμβαίνει — εμφανίζεται σε έναν ανακεφαλαιωτικό πίνακα, σε μια περιοδική δήλωση ΦΠΑ ή σε έλεγχο.

Η υποστήριξη που παρέχουμε ξεκινά από αυτή τη σύνδεση. Δεν καταχωρίζουμε απλώς παραστατικά: οργανώνουμε τη ροή της πληροφορίας, ελέγχουμε τις αποκλίσεις και μετατρέπουμε τα στοιχεία του εξωτερικού εμπορίου σε εικόνα κόστους και αποτελέσματος.

Ενδοενωσιακές, εξαγωγές και τριγωνικές: η διάκριση που κρίνει τον ΦΠΑ

Η φορολογική μεταχείριση δεν εξαρτάται από το πώς ονομάζεται η συναλλαγή, αλλά από τα πραγματικά γεγονότα: πού βρίσκεται ο προμηθευτής, πού ο πελάτης, πού μετακινείται το αγαθό και ποιος είναι ο κύριος της συναλλαγής. Στην πράξη ξεχωρίζουμε:

1. Ενδοενωσιακές αποκτήσεις και παραδόσεις εντός ΕΕ, με τους αντίστοιχους ανακεφαλαιωτικούς πίνακες.
2. Εξαγωγές προς τρίτες χώρες, με τα τελωνειακά παραστατικά που τεκμηριώνουν την απαλλαγή.
3. Τριγωνικές συναλλαγές, όπου ο ένας κρίκος δεν μετακινείται ποτέ στην Ελλάδα.
4. Εισαγωγές με ΦΠΑ εισαγωγής, δασμούς και λοιπές επιβαρύνσεις.

Το πιο συχνό σημείο αποτυχίας είναι ο χαρακτηρισμός: μια συναλλαγή περνά ως ενδοενωσιακή ενώ τα δικαιολογητικά δεν το στηρίζουν, ή μια εξαγωγή δεν τεκμηριώνεται επαρκώς με αποτέλεσμα να αμφισβητείται η απαλλαγή. Ο χαρακτηρισμός εξετάζεται με τα πραγματικά δεδομένα, όχι μόνο με το τιμολόγιο.

Το πραγματικό κόστος κτήσης και το συνάλλαγμα

Στις εισαγωγές, η τιμολογημένη αξία του προμηθευτή σπάνια είναι το πραγματικό κόστος. Μέχρι την αποθήκη προστίθενται ναύλος, ασφάλιστρα, δασμοί, έξοδα εκτελωνισμού και τραπεζικές προμήθειες. Αν αυτά δεν κατανέμονται ανά κωδικό, η τιμή πώλησης στηρίζεται σε υποτιμημένο κόστος και το περιθώριο εμφανίζεται διογκωμένο.

• Κατανομή εξόδων κτήσης στα εμπορεύματα που αφορούν.
• Συναλλαγματικές διαφορές σε αγορές, πωλήσεις και υπόλοιπα.
• Προκαταβολές και ανοιχτές εισαγωγές, που εκκρεμούν μεταξύ περιόδων.
• Αποτίμηση υπολοίπων σε ξένο νόμισμα στη λήξη της χρήσης.

Όταν η κατανομή γίνεται εκ των υστέρων και χωρίς μέθοδο, η απογραφή και το περιθώριο δεν συμφωνούν μεταξύ τους. Η τακτική κατανομή — όχι η εφάπαξ διόρθωση στο κλείσιμο — είναι αυτή που κάνει τη διαφορά.

myDATA, ανακεφαλαιωτικοί πίνακες και αποκλίσεις

Ο μηνιαίος έλεγχος δεν εξαντλείται στο «συμφωνεί το myDATA;». Είναι τρεις ξεχωριστές συμφιλιώσεις:

• Παραστατικά ↔ διαβιβάσεις myDATA: ελλείψεις, λανθασμένοι χαρακτηρισμοί, διορθώσεις.
• Παραστατικά ↔ VIES/Intrastat: ενδοενωσιακές συναλλαγές με τον σωστό ΑΦΜ και αξία.
• Παραστατικά ↔ βιβλία και ΦΠΑ: ΦΠΑ εισροών/εκροών, απαλλαγές, πιστωτικά.

Οι αποκλίσεις μεταξύ ΦΠΑ και VIES ή μεταξύ διαβιβάσεων και βιβλίων είναι από τις πιο συχνές αιτίες εκκρεμοτήτων. Ελέγχονται ανά περίοδο, ώστε μια εκκρεμότητα να μη μεταφέρεται για μήνες.

Τεκμηρίωση και έλεγχοι

Οι συναλλαγές με το εξωτερικό ελέγχονται τόσο φορολογικά όσο και τελωνειακά. Ο φάκελος πρέπει να απαντά χωρίς αναζήτηση σε τρία ερωτήματα: ποια συναλλαγή έγινε, πού πήγε το αγαθό και πού καταχωρίστηκε. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται οι ενδοομιλικές συναλλαγές, όπου η τεκμηρίωση δεν είναι προαιρετική.

Σε ποιες επιχειρήσεις απευθύνεται

Η υποστήριξη προσαρμόζεται στη δραστηριότητα: εμπορικές επιχειρήσεις που εισάγουν έτοιμα προϊόντα, παραγωγικές που εισάγουν πρώτες ύλες, επιχειρήσεις που εξάγουν προς την ΕΕ ή τρίτες χώρες, μεταπωλητές με τριγωνικές συναλλαγές, καθώς και επιχειρήσεις που συνδυάζουν εισαγωγή, μεταποίηση και εξαγωγή. Κάθε μία έχει διαφορετική σχέση μεταξύ παραστατικού, ΦΠΑ και πραγματικού κόστους.

Πριν προτείνουμε τρόπο συνεργασίας, εξετάζουμε τη σημερινή ροή παραστατικών, την εικόνα ΦΠΑ και myDATA, τα υπόλοιπα σε ξένο νόμισμα και τις εκκρεμείς εισαγωγές. Αν η μετάβαση χρειάζεται συγκεκριμένη σειρά ενεργειών, την περιγράφουμε πριν αναλάβουμε.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται ξεχωριστή παρακολούθηση κάθε εξαγωγή;

Ναι, γιατί η απαλλαγή στηρίζεται στα τελωνειακά και μεταφορικά παραστατικά που αποδεικνύουν την έξοδο του αγαθού. Χωρίς αυτά, ο χαρακτηρισμός αμφισβητείται.

Πώς υπολογίζεται το πραγματικό κόστος ενός εισαγόμενου κωδικού;

Με κατανομή όλων των εξόδων μέχρι την αποθήκη — ναύλου, δασμών, ασφαλίστρων, εκτελωνισμού — στα εμπορεύματα που αφορούν, ώστε το κόστος ανά κωδικό να αντικατοπτρίζει την πραγματική επιβάρυνση.

Τι χρειάζεται για αλλαγή λογιστή σε εισαγωγική επιχείρηση;

Αποτύπωση εκκρεμών δηλώσεων, εικόνας ΦΠΑ και myDATA, υπολοίπων σε ξένο νόμισμα, ανοιχτών εισαγωγών και συναλλαγματικών διαφορών. Η μετάβαση οργανώνεται με συγκεκριμένη ημερομηνία και λίστα παραδοτέων.

Αποθήκη, logistics και ΦΠΑ

Η ροή των εμπορευμάτων συνδέεται άμεσα με τον ΦΠΑ και την απογραφή. Δείτε το σχετικό άρθρο: αποθήκη, logistics και ΦΠΑ: τι προσέχει ο λογιστής.